مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK

مدیریت پروژه یکی از عوامل اساسی موفقیت یک سازمان است و استفاده از استانداردهای معتبر در این زمینه می‌تواند به بهبود عملکرد و کاهش ریسک‌های مرتبط با پروژه‌ها کمک کند. یکی از استانداردهای معتبر و پرکاربرد در این زمینه، استاندارد PMBOK) Project Management Body of Knowledge) می‌باشد. این استاندارد، یک چارچوب کامل برای مدیریت پروژه است که شامل فرایندها، ابزار و تکنیک‌ها، نقش‌ها و مسئولیت‌ها و مفاهیم کلیدی مدیریت پروژه می‌باشد.

استفاده از استاندارد PMBOK در مدیریت پروژه، به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد که با استفاده از یک چارچوب استاندارد، فرایندها و فعالیت‌های مدیریت پروژه را بهبود بخشند و به صورت سازمان‌یافته‌تر و کارآمدتری پروژه‌ها را اداره کنند.

ما در این مقاله، به بررسی اصول و مفاهیم اساسی مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK می‌پردازیم و نقش این استاندارد در بهبود عملکرد و موفقیت پروژه‌ها، مزایای آن را بررسی خواهیم کرد.

مدیریت پروژه بر اساس استاندارد pmbok چیست؟

• استاندارد PMBOK به معنای “پروژه مدیریت بدنه دانش” است و یک چارچوب گسترده برای مدیریت پروژه‌ها است. این استاندارد توسط “انجمن مدیریت پروژه” (PMI) ارائه شده و شامل فرایندها، ابزار و تکنیک‌ها، نقش‌ها و مسئولیت‌ها و مفاهیم کلیدی مدیریت پروژه می‌باشد.
• PMBOK به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد که با استفاده از یک چارچوب استاندارد، فرایندها و فعالیت‌های مدیریت پروژه را بهبود بخشند و به صورت سازمان‌یافته‌تر و کارآمدتری پروژه‌ها را اداره کنند.
• استفاده از استاندارد PMBOK در مدیریت پروژه می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا بهبود‌های چشمگیری در مدیریت پروژه‌ها داشته باشند. این استاندارد شامل مفاهیم اساسی مدیریت پروژه مانند مدیریت اسکوپ، زمانبندی، هزینه، کیفیت، منابع انسانی، ریسک، تامین، ارتباطات و مدیریت تغییرات است. با اعمال این مفاهیم و اصول در پروژه‌ها، مدیران می‌توانند عملکرد، میزان ریسک و بهره‌وری را به میزان قابل توجهی بهبود دهند.

ما در مقاله ای دیگر، در مورد نرم افزار مدیریت پروژه صحبت کرده ایم.

مراحل مدیریت پروژه بر اساس استاندارد pmbok

مراحل مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK شامل ۵ گروه اصلی و 10 دسته فرایندی است که در ادامه این بخش به توضیح هر یک از این مراحل می‌پردازم:

مرحله اول: تعریف مبانی اولیه پروژه

اولین گام برای مدیریت پروژه بر اساس استاندارد pmbok تعریف مبانی ابتدایی مربوط به پروژه است که شامل موارد زیر می‌شود:

• تعریف پروژه: شامل توصیف دقیق و مشخص پروژه و هدف‌های آن است.
• تدوین سند توصیف پروژه: در این مرحله ویژگی‌ها و خصوصیات پروژه به صورت دقیق توضیح داده می‌شود.
• تدوین سند مقررات پروژه: شامل قوانین و مقرراتی است که برای انجام پروژه لازم است رعایت شود.
• تدوین سند مدیریت پروژه: در این مرحله ساختار سازمانی پروژه، مسئولیت‌ها و وظایف اعضای تیم و مدیریت ریسک‌ها تعیین می‌شود.
• تدوین سند موافقت نامه: در این مرحله شرایط و قوانینی که برای انجام پروژه باید رعایت شود، تعیین می‌شود.

مرحله دوم: مدیریت زمان

در این مرحله باید زمانبندی پروژه و کارهایی که در هر دوره زمانی باید انجام شود تعیین می‌شود که شامل موارد زیر است:

• برنامه‌ریزی مدیریت زمان: در این مرحله زمان‌بندی و برنامه‌ریزی انجام می‌شود.
• تعیین فعالیت‌ها: شامل تعیین فعالیت‌های مورد نیاز برای انجام پروژه است.
• توضیح فعالیت‌ها: در این مرحله نحوه انجام هر فعالیت و وابستگی‌های آن‌ها توضیح داده می‌شود.
• اولویت بندی فعالیت‌ها: شامل ترتیب انجام و اولویت‌بندی فعالیت‌ها است.
• تخصیص منابع: در این مرحله منابع مورد نیاز برای هر فعالیت تخصیص داده می‌شود.
• برنامه‌ریزی مسیربندی: شامل تعیین مسیر انجام فعالیت‌ها و تعیین مسیر انجام پروژه است.
• تهیه برنامه: در این مرحله برنامه نهایی انجام پروژه تهیه می‌شود.

ما در مقاله ای دیگر، در مورد نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی صحبت کرده ایم.

مرحله سوم: مدیریت هزینه

در این مرحله باید مواردی که مربوط به مدیریت هزینه ها در پروژه هست را تعیین کنید که شامل بخش‌های زیر است:

•    برنامه‌ریزی مدیریت هزینه: در این مرحله برآورد هزینه‌های مورد نیاز برای انجام پروژه انجام می‌شود.
•    تخمین هزینه‌ها: شامل تخمین دقیق هزینه‌های مربوط به هر فعالیت و منبع است.
•    بودجه‌بندی: در این مرحله بودجه نهایی برای انجام پروژه تهیه می‌شود.
•    کنترل هزینه: شامل کنترل و مدیریت هزینه‌های پروژه است.

مرحله چهارم: مدیریت کیفیت

این مرحله برای مدیریت کیفیت در پروژه است که شامل موارد زیر می‌شود:

• برنامه‌ریزی مدیریت کیفیت: در این مرحله استانداردها و فرآیندهای مربوط به کیفیت تعیین می‌شود.
• انجام ارزیابی کیفیت: شامل ارزیابی کیفیت فعالیت‌ها و محصولات پروژه است.
• کنترل کیفیت: در این مرحله کنترل و مدیریت کیفیت انجام می‌شود.

مرحله پنجم: مدیریت منابع انسانی

در این مرحله امور مربوط به مدیریت منابع انسانی پروژه انجام می‌شود که شامل مراحل زیر است:

• برنامه‌ریزی منابع انسانی: شامل برنامه‌ریزی و تخصیص منابع انسانی برای انجام پروژه است.
• تیم سازی: در این مرحله تیم‌های پروژه تشکیل داده می‌شود.
• توسعه تیم: شامل توسعه مهارت‌ها و توانایی‌های اعضای تیم است.
• مدیریت تیم: در این مرحله مدیریت و رهبری بر روی تیم انجام می‌شود.

این مراحل و فرآیندها به مدیران پروژه کمک می‌کند تا پروژه‌ها را به صورت منظم، سازمان‌یافته و با کیفیت مدیریت کنند و از ایجاد نقص‌ها و مشکلات جلوگیری کنند.

حوزه های 10 گانه دانش مدیریت پروژه بر اساس PMBOK

این استاندارد شامل 10 حوزه اصلی دانش مدیریت پروژه است که به طور گسترده‌ای برای موفقیت در انجام پروژه‌ها استفاده می‌شود. در ادامه به بررسی این 10 حوزه اصلی می‌پردازیم:

1. مدیریت اندازه‌گیری: این حوزه شامل تعیین اهداف و اندازه‌گیری پیشرفت پروژه است. این شامل اندازه‌گیری عملکرد، کنترل تغییرات و ارزیابی عملکرد پروژه می‌شود.
2. مدیریت یادگیری: در این حوزه، فرآیندهای یادگیری و بهبود مستمر در طول اجرای پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرد. این شامل ارزیابی تجربیات گذشته، انتقال دانش و ایجاد ارتقاء‌های مستمر است.
3. مدیریت ارتباطات: این حوزه شامل برنامه‌ریزی، ارتباط و مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی پروژه است. این شامل تعیین نیازمندی‌های ارتباطی، برنامه‌ریزی جلسات و ارتباط با ذینفعان است.
4. مدیریت تغییرات: این حوزه شامل شناسایی، ارزیابی و کنترل تغییرات در پروژه است. این شامل ایجاد فرآیندهای مدیریت تغییرات، ارزیابی اثرات تغییرات و اعمال تغییرات است.
5. مدیریت هزینه: در این حوزه، برنامه‌ریزی، کنترل و مدیریت هزینه‌های پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرد. این شامل بودجه‌بندی، کنترل هزینه‌ها و پیش‌بینی هزینه‌ها است.
6. مدیریت منابع انسانی: این حوزه شامل برنامه‌ریزی، مدیریت و توسعه منابع انسانی برای پروژه است. این شامل تیم‌سازی، توسعه مهارت‌ها و مدیریت عملکرد اعضای تیم است.
7. مدیریت ریسک: این حوزه شامل شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک‌های پروژه است. این شامل تحلیل ریسک، برنامه‌ریزی مدیریت ریسک و پیش‌بینی ریسک‌های آتی است.
8. مدیریت زمان: این حوزه شامل برنامه‌ریزی، کنترل و مدیریت زمان‌بندی فعالیت‌های پروژه است. این شامل تهیه برنامه، کنترل زمان و اولویت‌بندی فعالیت‌ها است.
9. مدیریت تامین: این حوزه شامل برنامه‌ریزی، تهیه و مدیریت منابع مورد نیاز برای پروژه است. این شامل تعیین نیازمندی‌های منابع، تخصیص منابع و مدیریت تامین‌کنندگان است.
10. مدیریت اتمام کار: این حوزه شامل برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل فرآیندهای انتقال دانش و انجام فعالیت‌های انتهای کار پروژه است. این شامل ارزیابی نتایج، انجام فعالیت‌های انتقال دانش و ایجاد گزارش‌های پایانی است.

این 10 حوزه اصلی دانش مدیریت پروژه بر اساس PMBOK، مدیران پروژه را در برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل پروژه‌ها کمک می‌کند و به آن‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌ها را با موفقیت به پایان برسانند.

ما در مقاله ای دیگر، در مورد نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب صحبت کرده ایم.

تاریخچه استاندارد مدیریت پروژه PMBOK

استاندارد مدیریت پروژه PMBOK (Project Management Body of Knowledge) یکی از مهم‌ترین استانداردهای مدیریت پروژه است که توسط انجمن مدیریت پروژه آمریکا (PMI) تدوین شده است.

تاریخچه PMBOK به سال ۱۹۶۹ بازمی‌گردد، زمانی که انجمن مدیریت پروژه آمریکا (PMI) تأسیس شد. در آغاز، PMI یک گروه حرفه‌ای کوچک بود که تلاش می‌کرد تا دانش و تجربیات مدیران پروژه را گسترش دهد. در سال ۱۹۸۳، PMI تصمیم گرفت تا اولین نسخه از PMBOK را منتشر کند که شامل مجموعه‌ای از مفاهیم و روش‌های مدیریت پروژه بود.

اولین نسخه از PMBOK شامل ۵ حوزه اصلی مدیریت پروژه بود: مدیریت تکنیکی، مدیریت انسانی، مدیریت زمان، مدیریت هزینه و مدیریت کیفیت. این نسخه اولیه، تأثیر بسیاری بر روی روش‌های مدیریت پروژه در سراسر جهان داشت و به عنوان یک استاندارد اصلی در این زمینه شناخته شد.

از آن زمان تاکنون، PMBOK به صورت مداوم به روزرسانی شده و نسخه‌های جدیدی از آن منتشر شده است. این به روزرسانی‌ها شامل افزودن حوزه‌های جدید مانند مدیریت ریسک، مدیریت تامین و مدیریت انتهای کار بوده است. همچنین، نسخه‌های جدید PMBOK به تطبیق با تغییرات و نوآوری‌های موجود در صنعت مدیریت پروژه می‌پردازند.

امروزه استاندارد PMBOK به عنوان یکی از مهم‌ترین منابع دانش مدیریت پروژه در سراسر جهان شناخته می‌شود و بسیاری از سازمان‌ها و مدیران پروژه از آن برای اجرای موفق پروژه‌ها استفاده می‌کنند.

ما در مقاله ای دیگر، در مورد نرم افزار مدیریت پروژه فارسی صحبت کرده ایم.

مزایای استفاده از روش pmbok برای مدیریت پروژه

استفاده از روش PMBOK برای مدیریت پروژه دارای مزایا و فواید بسیاری است که می‌تواند به بهبود عملکرد و موفقیت پروژه‌ها کمک کند که در ادامه این بخش به برخی از مزایا و فواید استفاده از این روش برای مدیریت پروژه‌ها اشاره می‌کنیم:

• استانداردسازی و یکپارچگی: PMBOK  یک استاندارد بین‌المللی برای مدیریت پروژه است که مفاهیم، اصول و روش‌های مدیریت پروژه را تعریف می‌کند. با استفاده از این استاندارد، مدیران پروژه می‌توانند یکپارچگی و استانداردسازی در اجرای پروژه‌ها ایجاد کنند که به بهبود کیفیت و کارایی پروژه‌ها کمک می‌کند.
• افزایش بهره‌وری: استفاده از روش‌ها و فرآیندهای تعریف شده در PMBOK می‌تواند به بهره‌وری بیشتر در مدیریت زمان، هزینه و منابع کمک کند. این روش‌ها به مدیران پروژه امکان می‌دهند تا بهترین روش‌ها و ابزارها را برای اجرای پروژه‌ها انتخاب کنند.
• کاهش ریسک: PMBOK شامل روش‌ها و فرآیندهای مدیریت ریسک است که به مدیران پروژه کمک می‌کند تا ریسک‌های مختلف پروژه را شناسایی و مدیریت کنند. این کمک می‌کند تا احتمال مواجهه با مشکلات و تاخیرهای غیر منتظره در پروژه کاهش یابد.
• افزایش توانمندی: PMBOK شامل مجموعه‌ای از مفاهیم و ابزارهایی است که به مدیران پروژه کمک می‌کند تا توانمندی‌های خود را در زمینه مدیریت پروژه بهبود بخشند. این ابزارها و تکنیک‌ها می‌توانند به مدیران پروژه کمک کنند تا مسائل مختلفی مانند مدیریت تیم، مدیریت ارتباطات و مدیریت تغییرات را بهبود بخشند.

به طور کلی، استفاده از روش PMBOK برای مدیریت پروژه می‌تواند به بهبود عملکرد و موفقیت پروژه‌ها کمک کند و به مدیران پروژه امکان می‌دهد تا بهترین روش‌ها و ابزارها را برای اجرای پروژه‌ها انتخاب کنند.

ما در مقاله ای دیگر، در مورد اهمیت مدیریت پروژه صحبت کرده ایم.

نکاتی کاربردی برای بهبود مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK

استفاده از این استاندارد PMBOK به بهبود عملکرد و موفقیت پروژه‌ها کمک کند، با رعایت برخی از اصول و نکات می‌توان میزان اثرگذاری استفاده از این روش مدیریت پروژه را به میزان قابل توجهی افزایش داد .

در ادامه به برخی از نکات کاربردی برای بهبود مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK اشاره می‌کنیم:

• شناسایی و تعریف دقیق اهداف پروژه: یکی از نکات اساسی مدیریت پروژه بر اساس PMBOK، شناسایی و تعریف دقیق اهداف پروژه است. این اهداف باید SMART (Specific، Measurable، Achievable، Relevant، Time-bound) باشند و به صورت کامل و دقیق تعریف شوند.
• تشکیل یک تیم مدیریت پروژه: تشکیل یک تیم مدیریت پروژه متخصص و متعهد از افراد با توانمندی‌ها و تجربه‌های مختلف از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. این تیم باید با استانداردهای PMBOK آشنا باشد و بتواند ابزارها و فرآیندهای مدیریت پروژه را به بهترین نحو اجرا کند.
• استفاده از فرآیندهای مدیریت تغییرات: PMBOK شامل فرآیندهای مدیریت تغییرات است که به مدیران پروژه کمک می‌کند تا تغییرات در پروژه را به بهترین نحو مدیریت کنند. این فرآیندها باید به طور کامل در نظر گرفته شوند تا اثرات منفی تغییرات بر پروژه کاهش یابد.
• استفاده از فرآیندهای مدیریت ریسک: شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک‌ها از جمله نکات اساسی مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK است. مدیران پروژه باید بتوانند ریسک‌های پروژه را به دقت شناسایی کنند و برنامه‌های مدیریت ریسک مناسب را اجرا کنند.
• استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مدیریت زمان: PMBOK شامل ابزارها و تکنیک‌های مختلفی برای مدیریت زمان است که به مدیران پروژه کمک می‌کند تا زمان‌بندی دقیق و بهینه برای انجام فعالیت‌های پروژه انجام دهند.

ما در مقاله ای دیگر، در مورد استانداردهای مدیریت پروژه صحبت کرده ایم.

بهترین پلتفرم‌ها برای مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK

برای مدیریت پروژه بر اساس استاندارد pmbok پلتفرم‌ها و برنامه های زیادی وجود دارد که در ادامه این بخش برخی از کاربردی‌ترین آن‌ها را به شما عزیزان معرفی خواهیم کرد و در مورد مزایا و معایب هر یک توضیحاتی خواهیم داد.

دوایتیفای

دوایتیفای یک پلتفرم آنلاین برای مدیریت وظایف و پروژه‌ها است که به کاربرانش امکان می‌دهد وظایف خود را برنامه‌ریزی کنند، تاریخ بندی کنند و پیگیری کنند. این پلتفرم قابلیت‌هایی مانند ایجاد لیست وظایف، تعیین مهلت‌ها، شخصی‌سازی برای تنظیمات و غیره را فراهم می‌کند؛ دوایتیفای یک نرم افزار ایرانی است که در بازار جهانی رقابت می کند.

مزایا و امکانات دوایتیفای

• قیمت گذاری: قیمت های منصفانه و ایجاد درگاه ریالی و دلاری
• کیفیت جهانی: رقابت با بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه خارجی
• پلن رایگان: تمامی امکانات این نرم افزار رایگان است؛ فقط برای دسترسی به حجم فراتر از 5 مگابایت و تعداد اعضای بیش از 5 نفر نیاز به پرداخت هزینه است.
• مدیریت تیم های دورکار: قابلیت ارتباط و کنترل عملکرد کارمندان
• سیستم های مدیریت متفاوت مثل اجایل، اسکرام و…
• نمایش و ذخیره زمان های آنلاین بودن کارمندان
• امکان اشتراک گذاری صفحه نمایش کارمندان در حال کار برای ادمین ها
• گزارش کار روزانه کارمندان جهت کنترل بهتر تیم و پروژه
• نمایش عملکرد کاربران در بازه های زمانی خاص
• ایجاد ساب تسک های پیشرفته (امکانات زیادی در این بخش است که بهتر است خودتان در پنل ببینید)
• قابلیت در نظر گرفتن زمان شروع و پایان ساب تسک ها که جمع آنها زمان شروع و پایان تسک و در نهایت پروژه را مشخص می کنند.
• در نظر گرفتن مدیر کنترل کیفیت برای ساب تسک ها در راستای تحقق اهداف پروژه
• قابلیت گفتگو اختصاصی برای هر ساب تسک
• مانور روی عملکرد کاربر: در نظر گرفتن نقش و قوانین برای کاربر
• ایجاد چک لیست برای هر تسک و ساب تسک
• تنظیم وضعیت برای هر ساب تسک مثل تاریخ گذشته، در حال انجام، برگشت خورده و کامل شده
• قابلیت برون بری و درون ریزی ساب تسک ها در راستای تعریف ساده روند و کارهای مشابه
• گانت چارت و تقویم در ورژن رایگان
• پشتیبانی از زبان های راست چین که در پنل قابل تنظیم است با فونت مناسب
• آپدیت های منظم که در هر ورژن قابلیت های جدید اضافه می شود
• و …

معایب دوایتیفای

استفاده از سایت Doitify همراه با مزایا و امکانات زیادی است، اما چندین معایب نیز دارد که به شرح زیر است:

• محدودیت‌های نسخه رایگان: با اینکه دوایتیفای تمام امکاناتش را رایگان کرده است اما محدودیت تعداد اعضا و فضای ذخیره سازی دارد. اگر بخواهید بیشتر از 5 عضو به بورد اضافه کنید و یا فضای ذخیره سازی بیشتر از 5 مگابات داشته باشید باید بورد را ارتقا دهید.
• نیاز به اتصال به اینترنت: Doitify یک پلتفرم آنلاین است و برای استفاده از آن نیاز به اتصال به اینترنت دارید. اگر دسترسی به اینترنت مشکل دارد، این مسئله ممکن است برای شما مشکل ساز باشد.
  

ترلو

ترلو یکی از پلتفرم‌های مدیریت پروژه و وظایف است که برای کاربرانش امکانات مناسبی را فراهم می‌کند.

مزایا و امکانات ترلو

• سازماندهی بهتر وظایف: با استفاده از Trello می‌توانید وظایف خود را به شکل ساده و قابل فهمی مدیریت کنید و به طور کلی بهتر به برنامه‌ریزی و مدیریت زمان خود بپردازید.
• تعیین مهلت‌های زمانی: با Trello می‌توانید برای هر وظیفه مهلت زمانی تعیین کنید و یادآوری‌های دوره‌ای دریافت کنید تا به موقع به انجام وظایف بپردازید.
• پیگیری پیشرفت کار: با Trello می‌توانید به راحتی پیشرفت کار خود و دیگران را پیگیری کنید و از وضعیت پروژه‌های خود آگاهی داشته باشید.
• به اشتراک گذاری وظایف: با Trello می‌توانید به راحتی وظایف خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و نظارتی بر پیشرفت کار دیگران داشته باشید.
• تیم‌ورکینگ: با Trello می‌توانید با اعضای تیم خود هماهنگی و پیگیری کار را به صورت بهتری انجام دهید و از جریان کاری تیم خود آگاهی داشته باشید.
• ارتباط با ابزارهای دیگر: با Trello می‌توانید به راحتی این پلتفرم را با ابزارهای دیگری مانند Google Drive، Slack، Dropbox و غیره ارتباط داده و از قابلیت‌های بیشتری برای مدیریت کار خود بهره‌مند شوید.
• شخصی‌سازی: Trello به کاربرانش امکان شخصی‌سازی برای تنظیمات و ظاهر رابط کاربری را می‌دهد تا به آنها اجازه دهد تا پلتفرم را با توجه به نیازهای خود تنظیم کنند.
• رایگان بودن نسخه اولیه: نسخه اولیه Trello به صورت رایگان در دسترس کاربران است و به آنها امکان استفاده از بسیاری از قابلیت‌های پایه این پلتفرم را می‌دهد.

معایب ترلو

استفاده از Trello همراه با مزایا و امکانات زیادی است، اما چندین معایب نیز دارد که به شرح زیر است:

• محدودیت‌های نسخه رایگان: نسخه رایگان Trello تعداد وظایف و پروژه‌های محدودی را برای کاربران فراهم می‌کند و برخی از قابلیت‌های مهم را نیز دارا نیست. برای دسترسی به تمامی قابلیت‌ها، کاربران باید به نسخه پولی این پلتفرم اشتراک بگیرند.
• پشتیبانی محدود از زبان‌های غیرانگلیسی: Trello به خوبی از زبان انگلیسی پشتیبانی می‌کند، اما پشتیبانی از زبان‌های دیگر محدود است و این ممکن است برای کاربرانی که به زبان انگلیسی آشنایی کافی ندارند، مشکل ساز باشد.
• نیاز به اتصال به اینترنت: Trello یک پلتفرم آنلاین است و برای استفاده از آن نیاز به اتصال به اینترنت دارید. اگر دسترسی به اینترنت مشکل دارد، این مسئله ممکن است برای شما مشکل ساز باشد.
• تنظیمات پیشرفته: Trello برای استفاده بهینه از آن، نیاز به تنظیمات و تعیین ویژگی‌های مختلفی مانند سطح دسترسی، مهلت زمانی و غیره دارید. این می‌تواند برای برخی کاربران ممکن است زمان‌بر و پیچیده باشد.
• نبود قابلیت‌های پیشرفته برای مدیریت پروژه‌های بزرگ: برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده، Trello ممکن است قابلیت‌های کافی را برای مدیریت حجم زیادی از وظایف و پروژه‌ها فراهم نکند.
• نبود تقویم، گانت چارت، جدول و نقشه در ورژن رایگان

آسانا

آسانا یکی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه آنلاین است که شامل ویژگی‌هایی مانند تقسیم بندی وظایف، تقویم پروژه، گزارش‌دهی، و تبادل فایل است. همچنین، Asana توانایی ادغام با بسیاری از ابزارهای دیگر را داراست.

مزایا و امکانات آسانا

Asana یکی از پرکاربردترین پلتفرم‌های مدیریت پروژه و وظایف است که برای کاربرانش امکانات و مزایای زیر را فراهم می‌کند:

• سازماندهی بهتر وظایف: با استفاده از Asana می‌توانید وظایف خود را به شکل سازمان‌یافته‌تری مدیریت کنید و به طور کلی بهتر به برنامه‌ریزی و مدیریت زمان خود بپردازید.
• تعیین مهلت‌های زمانی: با Asana می‌توانید برای هر وظیفه مهلت زمانی تعیین کنید و یادآوری‌های دوره‌ای دریافت کنید تا به موقع به انجام وظایف بپردازید.
• پیگیری پیشرفت کار: با Asana می‌توانید به راحتی پیشرفت کار خود و دیگران را پیگیری کنید و از وضعیت پروژه‌های خود آگاهی داشته باشید.
• به اشتراک گذاری وظایف: با Asana می‌توانید به راحتی وظایف خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و نظارتی بر پیشرفت کار دیگران داشته باشید.
• تیم‌ورکینگ: با Asana می‌توانید با اعضای تیم خود هماهنگی و پیگیری کار را به صورت بهتری انجام دهید و از جریان کاری تیم خود آگاهی داشته باشید.
• ارتباط با ابزارهای دیگر: با Asana می‌توانید به راحتی این پلتفرم را با ابزارهای دیگری مانند Google Calendar، Slack، Dropbox و غیره ارتباط داده و از قابلیت‌های بیشتری برای مدیریت کار خود بهره‌مند شوید.
• شخصی‌سازی: Asana به کاربرانش امکان شخصی‌سازی برای تنظیمات و ظاهر رابط کاربری را می‌دهد تا به آنها اجازه دهد تا پلتفرم را با توجه به نیازهای خود تنظیم کنند.
• تحلیل داده‌ها: Asana به کاربرانش امکان تحلیل داده‌های پروژه و کاری را می‌دهد تا بتوانند میزان پیشرفت خود را بررسی کنند و بهبودهای لازم را ایجاد کنند.

معایب آسانا

استفاده از Asana همراه با مزایا و امکانات زیادی است، اما چندین معایب نیز دارد که به شرح زیر است:

• پیچیدگی بعضی از قابلیت‌ها: Asana دارای قابلیت‌های زیادی است که برخی از آنها ممکن است برای برخی کاربران پیچیده باشد و نیاز به زمان و تلاش بیشتری برای یادگیری داشته باشد.
• محدودیت‌های نسخه رایگان: نسخه رایگان Asana تعداد وظایف و پروژه‌های محدودی را برای کاربران فراهم می‌کند و برخی از قابلیت‌های مهم را نیز دارا نیست. برای دسترسی به تمامی قابلیت‌ها، کاربران باید به نسخه پولی این پلتفرم اشتراک بگیرند.
• پشتیبانی محدود از زبان‌های غیرانگلیسی: Asana به خوبی از زبان انگلیسی پشتیبانی می‌کند، اما پشتیبانی از زبان‌های دیگر محدود است و این ممکن است برای کاربرانی که به زبان انگلیسی آشنایی کافی ندارند، مشکل ساز باشد.
• نیاز به اتصال به اینترنت: Asana  یک پلتفرم آنلاین است و برای استفاده از آن نیاز به اتصال به اینترنت دارید. اگر دسترسی به اینترنت مشکل دارد، این مسئله ممکن است برای شما مشکل ساز باشد.
• پرداخت ماهیانه: برای دسترسی به تمامی قابلیت‌های Asana، کاربران باید هزینه‌ای را به صورت ماهانه بپردازند. این مسئله برای برخی کاربران ممکن است جزء معایب این پلتفرم باشد.
• نیاز به تنظیمات لازم: برای استفاده بهینه از Asana، نیاز به تنظیمات و تعیین ویژگی‌های مختلفی مانند سطح دسترسی، مهلت زمانی و غیره دارید. این می‌تواند برای برخی کاربران ممکن است زمان‌بر و پیچیده باشد.

ما در مقاله ای دیگر، در مورد نرم افزار مدیریت زمان پروژه صحبت کرده ایم.

سخن آخر

یکی از روش‌های رایج برای مدیریت پروژه‌ها استفاده از استاندارد pmbok برای این کار است که می‌تواند سبب افزایش احتمال موفقیت پروژه و رسیدن به اهداف مورد نظر مدیران شود.

ما در این محتوا ضمن بیان این که مدیریت پروژه بر اساس استاندارد pmbok چیست. در مورد مراحل این روش و مزایای استفاده از آن را صحبت کردیم و در ادامه هم نکاتی برای رسیدن به نتایج بهتر با استفاده از استراتژی pmbok و ابزارهایی که برای این روش مورد استفاده قرار می‌گیرد را مطرح کردیم.